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La VAT ACADEMY offre une gamme étendue de formations dans le domaine de la TVA, des douanes et des accises, ainsi que des Incoterms. Plus d’infos sur www.vat-academy.be.
Nous allons collaborer avec la VAT ACADEMY pour vous offrir plus de formations et de services.
Nos deux entreprises restent cependant indépendantes juridiquement l'une de l'autre.
Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter.
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Rangés par cartégories, tous les articles concernent le commerce international et ne dépassent pas 1 page par article. Instructifs et succincts, quoi demander de plus ? Faites moi part de vos commentaires. Ils sont les bienvenus.
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Visiteurs à un salon professionnel : optimisez votre déplacement
Un déplacement à une foire commerciale peut offrir de nombreuses opportunités de nouer des contacts et de vous faire connaître. Rendez donc cette visite la plus efficace possible.
- Concentrez-vous sur les salons spécialisés dans votre profession, et ne fréquentez les foires plurisectorielles que si vous avez le temps (ce qui est rarement le cas).
- Prévoyez un temps suffisant pour visiter la foire : un jour est, en général, suffisant pour un petit salon. Pour les autres, n’hésitez pas à prévoir 2 à 3 jours.
- Elaborez votre itinéraire à l’avance : les salons professionnels sont généralement gigantesques et les stands à visiter doivent être ciblés à l’avance. Les noms des exposants sont généralement déjà mentionnés sur le site web de la foire. Prenez-en connaissance avant votre départ. Imprimez le plan du hall de foire et établissez, de manière efficace et optimale, un itinéraire de visites.
- Fixez un maximum de rendez-vous à l’avance : un salon professionnel est le lieu privilégié où pratiquement TOUS les acteurs de la profession se rencontrent. Il faut assurer un maximum de réunions d’affaires, si possible à l’avance car les personnes à rencontrer ont souvent un agenda très chargé. N’hésitez pas à faire appel aux attachés de l’AWEX ou aux Chambres de Commerce belges à l’étranger pour vous aider à fixer vos rendez-vous.
- Visitez les sites web des entreprises que vous allez rencontrer, pour gagner du temps sur place.
- Informez-vous à l’avance sur l’état du marché (les nouveautés, les entrants, …) : vous serez ainsi prêt à poser toutes les questions opportunes aux personnes présentes sur la foire. Vous serez plus attentif aux nouveautés annoncées.
- Une salon professionnel est un est des meilleurs endroits pour observer ce qu’offre la concurrence : bien que ce soit une attitude criticable, faites-vous passer pour un prospect auprès de vos concurrents pour en connaître davantage sur leurs produits/services. Aux concurrents d’être vigilants et de prendre leurs précautions. Par ailleurs, beaucoup de concurrents exposants organisent des démonstrations publiques à des heures précises sur leurs stands. Ne les ratez sous aucun prétexte.
- Insérez une publicité dans le catalogue de la foire : il n’est pas nécessaire d’être exposant pour faire connaître votre produit. Le catalogue est lu, en principe, par tous les visiteurs et exposants. Mentionnez vos coordonnées sur place (GSM notamment) pour fixer vos rendez-vous directement à la foire. Par ailleurs, dans la plupart des salons, se trouvent des valves où les participants et exposants peuvent placer ou prendre connaissance des propositions d’affaires (recherche d’agents ou de distributeurs, JV, acheteurs, etc.). Préparez vos messages et annonces à l’avance et placez-les le plus tôt possible. N’oubliez pas également d’y mentionner vos coordonnées.
- Emmenez suffisamment de brochures de vos produits/services et de cartes de visite.
- Procurez-vous la liste des visiteurs : celle-ci est quelquefois mise à disposition ou en vente, en fin de salon. Elle serait certainement utile pour envoyer un mailing ciblé dès votre retour en Belgique.
- Réservez votre hôtel longtemps à l’avance : sinon vous allez peut-être vous retrouver à plus d’une heure de trajet du lieu de la foire.
- Assurez le suivi de vos contacts dès votre retour : vos rencontres sont encore «chaudes» dans votre tête et dans celles de vos interlocuteurs. Ne laissez rien traîner.
La préparation d’une visite d’un salon professionnel est primordiale pour être efficace. L’objectif est de mieux cerner le marché, de rencontrer des partenaires potentiels, de prospecter un maximum de nouveaux clients et d’observer ce qu’offrent vos concurrents. Christine Destexhe, conseillère et formatrice en commerce extéireur
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Expats belges dans le monde, unissez-vous
On évalue à presque 700.000, le nombre d’expatriés belges, travaillant, étudiant ou simplement passant leur retraite à l’étranger. Les pays les plus prisés sont les pays limitrophes à la Belgique, et en dehors de l’Europe, le Canada, les États-Unis et l’Afrique du Sud. Expérience exaltante pour la plupart, l’expatriation donne aussi le mal du pays. Il n’est donc pas étonnant, qu’à New York, Dubaï ou Hong Kong par exemple, les belges aiment se réunir entre eux pour des activités en famille ou pour des occasions professionnelles.
Prévenez le consulat local
Pour être au courant des évènements concernant les belges établis dans la région où vous êtes devenu résident, inscrivez-vous immédiatement auprès du consulat belge local (ou auprès des autorités diplomatiques locales). Celui-ci est là pour vous assister et vous aider à mieux vous intégrer sur place.
L’Union fait la force … grâce à Internet
Nombreux sont les sites mis en place par des expatriés belges. Des plateformes d’échange d’idées, des forums et de diffusion d’informations sont créées dans certains pays ou certaines villes en particulier. On retrouve des Belgian Clubs à travers le monde, pour ne citer que quelques exemples, aux États-Unis et au Canada (www.diplobel.us/BelgianCitizens/ClubsAssociations.asp), aux Émirats Arabes Unis (www.uae.clubnieuws.be), à Hong Kong (www.belgianclub.com.hk), en Thaïlande (www.belgianclub-th.com), en Australie (www.belgianclubs.net).
Le plus actif est le site de l’Union Francophone des Belges à l’Étranger (l’UFBE) : www.ufbe.be/
L’UFBE a pour but d’informer, d’assister et de défendre les expatriés belges dans le monde. Elle fait même office de « lobbyiste » auprès du législateur belge, surtout pour les questions fiscales les concernant.
Elle agit également pour trouver des solutions à des problèmes relatifs au droit de vote, aux lois de milice, à la double nationalité, aux pensions,, etc.
Une cellule de l'emploi international collecte les offres d'emploi pouvant intéresser les Belges qui veulent s’expatrier et publiées dans les journaux (comme Le Monde, Le Figaro, International Herald Tribune, Times, etc.) ou transmises par des entreprises et des organismes internationaux. Le pendant flamand de l’UFBE est le site Vlamingen in de Wereld : www.viw.be Le site BelgExpat tente de rassembler les sites des belges expatriés à travers le monde : http://www.belgexpat.net/fr_index.htm
Il existe aussi des sites plus internationaux tels que : L’EDLM qui concerne les Européens dans le monde : www.euromonde.org Le site des expats dans le monde : www.expats.com Les français disposent, quant à eux, d’une multitude de sites à leur disposition, comme par exemple, www.france-expatries.com/, www.modissimo.com, www.mfe.org, www.expatriation.com, www.expat.org
Ou qu’il soit dans le monde, l’expatrié belge n’est plus vraiment seul. Internet n’a jamais aussi bien fait revivre aujourd’hui la devise « l’Union fait la force ».
Christine Destexhe, conseillère et formatrice en commerce extérieur
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Comment sélectionner vos salons professionnels C’est, en général, plus d’un an à l’avance que les entreprises déterminent les salons professionnels où elles exposeront. Parmi les dizaines d’alternatives qui vont s’offrir à elles, il faudra en sélectionner une ou plusieurs . Comment choisir et où trouver l’information ?
Les critères de sélection Choisissez idéalement les salons et les foires :
1. qui attirent essentiellement votre clientèle-cible. Ce critère est plus important que le thème du salon. Par exemple, le concepteur d’un logiciel de gestion destiné à des sociétés de transport préfèrera participer à un salon pour transporteurs, plutôt qu’à un salon pour logiciels informatiques de gestion en général.
2. qui attirent une majorité de visiteurs sérieux plutôt que de simples curieux. Il vaut donc mieux un salon qui draine 2.000 acheteurs potentiels, que 100.000 curieux. La qualité des visiteurs est plus importante que leur quantité.
3. qui concernent des secteurs bien précis, plutôt que des thèmes trop généraux. Par exemple, le fabricant de prothèses aura probablement de meilleurs résultats en participant à une foire ciblée en orthopédie, qu’à une foire colossale en équipements médicaux quels qu’ils soient.
4. qui bénéficient d’une bonne réputation et d’un certain prestige. La foire est aussi un moyen de véhiculer votre image. Ne choisissez donc pas le salon qui est en plein déclin ou qui a perdu toute crédibilité.
5. qui correspondent à vos moyens. Les budgets à prévoir pour un salon à l’étranger varient entre 15.000 à 300.000 EUR, personnel et frais de voyage compris. Le choix et le nombre des salons par an dépendra donc de votre budget. Il faut cependant mieux n’exposer qu’à un ou deux salons soigneusement sélectionnés, plutôt qu’à dix par an. Notez aussi que les stands collectifs ou les incitants financiers de l’Awex apportent une aide très précieuse à de nombreuses PME wallonnes.
6. qui concernent un territoire que vous êtes capable de satisfaire, aussi bien en termes de production, d’adaptation de vos produits, de suivi commercial ou de service après-vente, que de connaissances des langues. Une erreur récurrente pour beaucoup de PME est de vouloir exposer de l’autre côté de la terre, alors qu’elles ne sont pas capables de satisfaire totalement la demande des pays limitrophes. En vous surestimant, vous risquez de créer des frustrations pour vos prospects locaux intéressés et, par ailleurs, des idées pour vos concurrents.
Comment et où trouver l’information pour bien sélectionner vos salons ? - Lisez la presse spécialisée. Les organisateurs privilégient souvent ce média pour promouvoir leurs salons.
- Enquêtez auprès d’entreprises du même secteur d’activités que le vôtre. Leur expérience et leurs conseils n’en seront que plus enrichissants.
- Déterminez les salons que vos prospects et clients aiment visiter. Interrogez-les régulièrement sur cette question.
- Visitez vous-mêmes les salons auxquels vous comptez participer l’année d’après. Rien de tel pour vous faire votre propre idée. Vous y repérerez déjà les meilleurs emplacements et quels sont vos concurrents qui exposent déjà.
- Demandez des informations auprès des organisateurs. A l’heure actuelle, la plupart d’entre eux créent un site Internet pour chaque salon, avec toutes les informations relatives aux modalités d’inscription, au plan des stands déjà réservés, aux statistiques des salons précédents, etc.
- Surfez sur Internet. Dans la prochaine édition de l’Exportateur, nous énumèrerons les meilleurs sites Internet qui existent sur les salons professionnels. Ne le manquez pas.
- Informez-vous auprès de l’Awex qui dispose d’une foule d’informations sur les foires à l’étranger.
La participation à un salon professionnel constitue un investissement lourd pour les PME. Aussi, est-il très important que ces salons vous rapportent davantage qu’ils ne vous coûtent. Un bon moyen d’y arriver est de bien le ou les sélectionner. Ce n’est que grâce à un travail d’investigation et de réflexion sérieux et rigoureux que vous y arriverez. Christine DESTEXHE, conseillère et formatrice en commerce extérieur
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Voyages et foires à l’étranger : récupérez la TVA
Lors de voyages d’affaires ou à l’occasion de salons professionnels à l’étranger, les dépenses effectuées sur place peuvent atteindre des montants très élevés. Ces dépenses sont généralement soumises à la TVA locale. Malheureusement, celle-ci n’est pas déductible en Belgique. C’est dire l’importance d’essayer de la récupérer auprès de l'Administration fiscale du pays dans lequel la dépense est effectuée.
Chaque Etat a ses propres conditions La grande majorité des pays dans le monde accepte de rembourser totalement ou partiellement la TVA aux sociétés étrangères.
Cependant, les conditions de forme et de fond pour récupérer la TVA diffèrent d’Etat à Etat. En effet, les procédures, les formalités, les délais, les conditions de remboursement, les dépenses prises en compte et les montants de remboursement varient selon les pays, même à l’intérieur de l’Union Européenne.
Notez également que le notion de « TVA » n’existe pas partout. Certains Etats imposent des « sales taxes » sans mécanisme de déduction au sein des entreprises comme c’est le cas pour la TVA. Ces sales taxes peuvent cependant également être remboursées aux sociétés étrangères.
Faites appel à des spécialistes La grande majorités des PME ne se préoccupent pas de récupérer la TVA payée à l’étranger par manque de temps ou d’intérêts ou par découragement face à la complexité des formalités. Certaines ignorent même que ces TVA sont récupérables.
Or, il existe des sociétés ou des organismes spécialisés dans la récupération de TVA à l’étranger. Ils doivent être agréés et agissent en mandataire (c’est-à-dire en votre nom et pour votre compte) auprès des administrations fiscales étrangères.
Ces spécialistes peuvent être des sociétés privées (Ex : certains cabinets comptables, sociétés de recouvrement de créances et même certains fournisseurs de carburant), ou certaines fédérations d’entreprises (Ex : la Febetra) ou certaines chambres de commerce étrangères.
Vous pourriez trouver leurs coordonnées éventuellement auprès de votre bureau comptable, auprès d’organismes publics à l’étranger, auprès des organisateurs des foires, ou sur Internet sous les termes « Récupération de TVA », « VAT reclaim », « VAT recovery » ou « Sales tax refund ».
En passant par ces sociétés ou organismes spécialisés, la procédure devient alors très simple. Il vous suffit de leur envoyer les originaux de vos factures ou reçus et ils s’occuperont de tout le reste. Les autorités fiscales locales contrôlent ces originaux, y apposent un cachet et vous les renvoient. Les montants de TVA remboursés seront alors versés sur votre compte. Dans l’Union Européenne, ce remboursement doit intervenir dans les 6 mois qui suivent l'introduction de la demande.
Les honoraires exigés par ces spécialistes représentent un pourcentage de la TVA récupérée (en général, entre 15 et 20%) et ne sont perçus qu'au moment du remboursement de cette TVA.
La TVA peut représenter jusqu’à un cinquième des sommes payées à l’étranger lors de voyages d’affaires ou de salons professionnels. La récupération de cette TVA constitue donc une économie substantielle pour votre entreprise. N’hésitez pas à faire appel à des professionnels, si les montants déboursés à l’étranger sont importants.
Christine Destexhe, Conseillère et formatrice en commerce extérieur
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L’offre commerciale à l’exportation : quels engagements ?
L'offre est l'expression d'une volonté de vendre ou d'acheter une marchandise ou un service déterminé à un prix déterminé. L'offre de vendre apparaît, en général, dans un devis, une proposition écrite, une brochure publicitaire ou même une facture pro forma.
L’offre vous engage
Dans une transaction internationale, l'offre ne lie le vendeur que :
- Si elle n'est adressée qu'à une ou plusieurs personnes déterminées.
- Si elle est suffisamment précise, en y indiquant des précisions sur les marchandises (modèle, espèce, dénomination, qualité, quantité, etc.) et un prix déterminé ou déterminable.
- Et si elle est ferme, en indiquant la volonté de son auteur d'être lié en cas d'acceptation.
Si l'offre est faite au large public (par mailing, publicité, prospectus distribués à tous lors de salons professionnels, etc.), l'offre doit très clairement indiquer que l'offrant désire être directement lié par le contrat en cas d'acceptation d'un acheteur (au préalable inconnu du vendeur).
Dès que l’acheteur, destinataire de l’offre, accepte celle-ci, peu importe la manière dont il exprime son accord, cela signifie que le contrat de vente est conclu à ce moment-là, même si aucun écrit n’a encore été signé. Les parties ne peuvent se raviser après, sauf accord commun de résoudre le contrat.
Ainsi, soyez très vigilant dans vos offres. Ne vous dites pas "Je vais lui proposer n'importe quoi. De toute façon, je ne serai tenu qu'une fois le contrat signé". Cette idée est fausse.
Le vendeur peut-il éviter, dès le départ, de prendre des engagements dans son offre ?
Les erreurs dans les offres ou les surprises peuvent arriver. Votre stock de marchandises peut être provisoirement indisponible. Des retards de fabrication peuvent vous mettre en difficulté par rapport à vos délais de livraison promis dans vos offres, etc.
Aussi, est-il nécessaire de suivre les quelques conseils suivants :
- Date limite : n'hésitez pas à indiquer soit une date certaine (" la présente offre est valable jusqu'au 31 décembre 20XX ", soit une période de validité ("la présente offre est valable durant les deux mois qui suivent sa date d'émission, telle qu'indiquée à la première page").
- Éliminez l'inconvénient de l'offre : Indiquez clairement que l'offre ne vous lie pas : "La présente offre ne lie pas le vendeur. Le contrat ne sera considéré comme conclu qu'au moment où le vendeur aura confirmé par écrit, soit l'acceptation soit le bon de commande émis par le client".
- Les contraintes du vendeur : Si vous doutez de vos capacités de livraison, des approvisionnements de vos fournisseurs, etc., indiquez que "La présente offre est valable jusqu'à épuisement du stock", ou "Tant qu'il reste de la marchandise disponible dans nos entrepôts".
- Rigueur dans le choix des annexes : liste des prix, brochure publicitaire, présentation des produits, échantillons, plans, etc. Sélectionnez des documents qui sont encore d'actualité. Ne vous trompez pas de liste de prix. Ne mettez pas des brochures qui exagèrent les spécifications et les rendements de la marchandise.
Abandonnez l’idée que vous n’êtes lié par un contrat que lorsqu’un document a été signé. En fait, dès qu’une offre est acceptée même oralement par votre acheteur, vous êtes engagé. Aussi soyez prudent lorsque vous envoyez une offre à vos prospects.
Christine Destexhe, conseillère et formatrice en commerce international
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Marchés publics internationaux
Un marché public est un contrat conclu entre un organisme public appelé « pouvoir adjudicateur » (l’Etat, les administrations locales, …) et une entreprise privée appelée « soumissionnaire », portant sur la fourniture de marchandises, la prestation de services ou la réalisation de travaux. Les marchés publics sont généralement passés suite à des procédures d’ appels d’offres et d’adjudication assurant une mise en concurrence équitable des entreprises intéressées.
Une vraie opportunité pour les entreprises
Les montants minimaux des contrats à partir desquels un marché doit faire l’objet d’une publication au niveau européen varient de 200.000 à 5 millions d’euros selon les marchés.
Plus de 700 appels d’offres en moyenne sont ainsi publiés chaque jour au Supplément du JOCE (Journal Officiel des Communautés Européennes) et chaque semaine au BDA (Bulletin des Adjudications du Moniteur belge). Le total des montants des marchés publics atteignent, dans l’Union Européenne, 1.000 milliards d’euros par an, conclus avec plus de 500.000 adjudicateurs. Et, au niveau mondial, les marchés publics atteignent de montants colossaux. Autant dire qu’ils représentent une vraie opportunité pour les PME.
Comment être au courant des appels d’offres
Pour connaître l’existence d’appels d’offres qui concernent les produits ou services de votre entreprise, vous pouvez consulter les sites des organismes de publications et notamment :
- Le site du Journal Officiel des Communautés Européennes http://ted.eur-op.eu.int (Tenders Electronic Daily) regroupant les annonces provenant de toute l’Union Européenne. Le site http://simap.eu.int donnent des informations sur les réglementations et les liens dans et hors UE.
- Le site du Bulletin des Adjudications http://www.just.fgov.be/cgi_bul/bul.pl (dans le Moniteur Belge), qui publie chaque vendredi les annonces des procédures d’adjudications organisées en Belgique (cliquez de préférence sur « Liste »).
Cependant, il semble vain de vouloir rechercher, dans les centaines d’annonces publiées quotidiennement, celles qui sont susceptibles de vous intéresser.
Pour vous y aider, il existe des institutions ou organismes qui sélectionnent sur demande les adjudications et les appels d’offres qui correspondent à vos activités. C’est notamment le cas de d’Euro Info Centre (http://europa.eu.int/comm/enterprise/networks/eic/eic.html ou via http://www.tendereuregio.com/) et certaines chambres de commerce en direct ou via leurs sites.
Les services de l’Awex, et en particulier les attachés commerciaux établis à l’étranger, sont également très actifs aux appels d’offres en provenance du monde entier. Probablement, avez-vous déjà reçu des offres de leur part. Si non, n’hésitez pas à prendre contact avec eux à ce sujet.
Par ailleurs, la rubrique « Infos marchés - opportunités d’affaires » sur le site de l’Awex et dans l’Awex-Info mentionne de temps à autre des appels d’offres répartis par pays.
Vous pouvez aussi vous tourner vers des entreprises privées spécialisées dans le criblage des annonces d’adjudications et dans l'assistance en vue de maximaliser les chances de succès des entreprises. Ces services sont offerts généralement contre paiement d’un abonnement annuel. Vous trouverez facilement les coordonnées de ces entreprises sur Internet, via moteurs de recherches, sous les termes « assistance en adjudications publiques » ou « veille sur les marchés publics ».
Les marchés publics peuvent constituer une opportunité exceptionnelle pour les entreprises en recherche de nouveaux débouchés sur le marché international. Ne passez donc pas à côté.
Christine Destexhe, conseillère et formatrice en commerce extérieur.
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Marchés de compensation : dans quels cas ?
Lorsqu’un exportateur vend des produits à l ‘étranger, c’est généralement en échange d’une somme d’argent. Cependant, dans certains cas, les clients peuvent être amenés à payer, non plus en argent, mais en « nature » en offrant des marchandises ayant une valeur équivalente.
La compensation est généralement utilisée lorsque les acheteurs sont originaires soit de pays sous-développés disposant de peu de devises, soit de pays où la monnaie locale ne peut être convertie en devises étrangères, soit de pays où l’inflation est galopante, et soit de pays souffrant d’une dette publique très élevée.
Exemples de compensations commerciales
Le troc (« barter » ) est le terme probablement le plus utilisé dans le langage courant, mais constitue cependant l’opération la moins courante. On entend par troc, l’échange d’une marchandise par une autre, sans devoir mentionner la valeur respective de ces marchandises.
Le contre-achat (« counter purchase ») consiste pour l’exportateur à s’engager vis-à-vis d’un acheteur étranger à lui acheter (ou à faire acheter par un tiers) des marchandises en contre-partie du contrat d’exportation qu’il a pu conclure avec lui. La valeur des marchandises concernés est expressément mentionnée dans leur contrat. Les montants sont compensés et l’acheteur devra, le cas échéant, payer le solde s’il existe une différence de prix entre ces marchandises.
Au travers de l’achat en retour (« buy-back »), l’exportateur d’équipements de production, ou alors le donneur de licence (le « licensor »), s’engage à acheter à son client ou à son preneur de licence (le « licensee ») tout ou partie des produits que celui-ci aurait fabriqués grâce à ces équipements ou cette licence. Cette forme de compensation est une manière d’aider l’acheteur à financer les équipements achetés en lui garantissant qu’une partie de sa production sera d’office écoulée. Par ailleurs, la perspective d’un buy-back est un argument-clef pour l’exportateur qui tenterait de rendre son offre plus attractive que celles de ses concurrents.
L’offset est une forme de compensation où des entreprises du pays d’importation participent au développement et à la production des marchandises destinées à être vendues ensuite à des entreprises dans leur propre pays. Cette participation englobe, par exemple, la fourniture de matières premières, des travaux de sous-traitance ou des prestations de services.
Les contraintes de la compensation
Dans les cas du troc, du contre-achat ou du buy-back, l’exportateur sera contraint de réceptionner des marchandises qui ne sont peut-être pas compatibles avec son domaine d’activité. Il devra ensuite se préoccuper de les revendre à des tiers intéressés, ce qui constitue pour lui une perte de temps non négligeable.
De plus, l’exportateur peu au courant de la valeur réelle de ces marchandises, risque d’accepter une estimation sur-évaluée de celles-ci et se trouvera ainsi lésé.
Enfin, la compensation n’empêche pas la perception de droits de douanes et autres taxes sur les marchandises exportées et importées.
Les techniques de compensation sont accessibles même pour les PME. Elles permettent à celles-ci d’entrer dans des marchés à risques en se faisant « payer » autrement que par des moyens financiers.
Christine Destexhe, Conseillère et formatrice en commerce extérieur
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Conventions internationales: dans quelle langue ?
En commerce international, les parties ne parlent généralement pas la même langue. Parfois même, elles ne se comprennent pas du tout et doivent faire appel à des interprètes. Si une négociation peut se dérouler en parlant de manière approximative une langue étrangère, la convention, elle, doit être rédigée correctement et clairement.
Choisir une langue, question de liberté Les parties ont la liberté de choisir la langue de leur convention commerciale. La seule exigence est que cette langue soit compréhensible pour chacune d’entre elles.
En effet, le consentement est essentiel pour conclure un contrat. Or, on ne peut valablement marquer son accord que si on comprend parfaitement toutes les clauses exprimées.
La langue d’une convention commerciale ne doit pas nécessairement être celle utilisée lors des négociations, ni celle du tribunal choisi, ni celle du pays du droit applicable, ni même les langues «d’origine» des parties. Une convention pourrait, par ailleurs, comporter plusieurs langues différentes. Par exemple, la convention dans une langue, et les annexes dans une autre langue.
Que faire si les parties ne connaissent aucune langue commune ? Quelle langue choisir lorsque les parties ne connaissent aucune langue commune ? Une convention peut être traduite en deux ou plusieurs langues différentes. L’important est de déterminer, par écrit, quelle est la langue qui prévaudra en cas de problème d’interprétation ou de traduction incorrecte.
L’anglais, oui, mais avec des réserves L’anglais est la langue des affaires internationales, par excellence. Aussi, les parties auront souvent tendance à rédiger leurs contrats en anglais, et, par conséquent, risquent de s’inspirer de contrats-types provenant de pays anglo-saxons (Etats-Unis et Royaume-Uni). Il faut savoir que ces pays utilisent des concepts juridiques totalement différents de notre droit. Aussi, les non-juristes doivent être vigilants avec ces contrats-types afin de ne pas prendre des engagements qui ne correspondraient ni à leur volonté réelle, ni aux règles du pays dont le droit est applicable au contrat.
Pour éviter les divergences interculturelles d’interprétation du contrat, la solution est de définir en détails tous les concepts juridiques utilisés. Par exemple, expliquer ce que l’on attend exactement par paiement, prix, responsabilité du fait des produits, faute grave, force majeure, résolution, etc. Cela évitera bien des problèmes d’incompréhension et des frustrations, par la suite, lors de l’exécution du contrat.
Le choix de la langue est souvent un choix pratique ou diplomatique. Il est cependant essentiel qu’elle soit compréhensible par les parties, quitte à multiplier le contrat en plusieurs langues différentes afin d’assurer le consentement effectif de toutes les parties.
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Contrats internationaux : Quelle est la portée des formules de «best efforts» ?
«Best efforts ou «Meilleurs efforts» sont des expressions très fréquentes dans les contrats internationaux. Citons un exemple : « L’agent s’engage à déployer ses meilleurs efforts pour promouvoir et vendre les produits du fabricant ». On trouve également d’autres variantes de ces expressions, telles que «mettre tout en œuvre», «s’efforcer», «exercer ses efforts raisonnables» (reasonnable endeavors), ...
Mais quelle est leur portée réelle ?
Ces termes sont utilisés pour les raisons suivantes :
- la partie qui s’oblige ne peut prédire quel est le résultat qu’elle pourra concrètement atteindre, et par conséquent refuse de s’engager sur des objectifs précis. Elle préfère s’engager sur une base moins contraignante;
- les parties veulent montrer leur bonne volonté à faire de leur mieux.
Il s’agit d’une obligation de moyens sans pouvoir garantir de résultats. Les moyens mis en œuvre dépendront des capacités propres de celui qui s’oblige (petite ou grande entreprise, spécialiste ou non, etc.). Celui-ci doit apporter la preuve qu’elle a bien déployé ses meilleurs efforts.
L’ambiguïté entraîne l’insécurité juridique
Lorsque les relations entre les parties sont bonnes, la clause de «best efforts» ne pose en général pas de problème. Par contre, si l’une des parties est insatisfaite des moyens déployés par l’autre pour exécuter son engagement, des contestations naissent quant à la portée de la clause. Si l’affaire devait être portée en justice, nul ne sait prédire quelle sera l’interprétation du juge quant à «l’intensité» des efforts exigée pour considérer l’engagement comme étant bien exécuté. Cette interprétation dépendra non seulement de l’appréciation personnelle du juge, mais également du droit applicable au contrat (incluant la jurisprudence liée à ce droit). Dans les pays anglo-saxons, par exemple, l’interprétation de l’expression «best efforts» est souvent interprétée de façon plus exigeante, entraînant davantage de responsabilités pour les parties. Il est donc difficile de prévoir à l’avance le niveau de contrainte de cette formule.
Aussi est-il utile d’en préciser la portée
Dans le cas où c’est vous qui vous devez déployer vos meilleurs efforts, indiquez que vous ne pourriez être considéré en faute si vous n’atteignez pas de résultats ou si vous n’avez pas pris telle ou telle initiative. Prévoyez en outre des clauses qui restreignent votre responsabilité (dans les limites de la légalité, bien entendu). Par contre, si c’est l’autre partie qui s’est engagée sur base de ses meilleurs efforts, précisez quelles sont les tâches, les initiatives ou les démarches qu’elle est sensée prendre, ainsi que l’intensité des efforts à exercer, sans quoi elle sera considérée en défaut d’exécution. Vous pourriez éventuellement ajouter une comparaison par rapport «aux règles de l’art» exigées par la profession.
La formule de «best efforts» doit s’utiliser en essayant de définir quelles sont les initiatives minimales que vous exigez de votre interlocuteur.
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La Franchise, un autre mode d’internationalisation
La franchise est un contrat par lequel une entreprise (appelé «le franchiseur ») concède à un autre commerçant (appelé «le franchisé») le droit d'utiliser, à des fins commerciales, tout ou partie des droits incorporels qui lui appartiennent (enseigne connue, nom commercial, marque, savoir-faire, etc.). En contrepartie, le franchisé a l’obligation de s’approvisionner exclusivement chez le franchiseur, et/ou de lui verser des redevances correspondant à un pourcentage sur son chiffre d'affaires ou d'un pourcentage calculé sur ses bénéfices.
L’objectif de la franchise est de faire bénéficier le franchisé du savoir faire, de l’expérience, des méthodes commerciales ou industriels, de l’assistance logistique du franchiseur, ainsi que des campagnes publicitaires ayant un impact direct sur la clientèle du franchisé.
Pas seulement destinée aux commerces de détails
La grande majorité des franchises concerne les commerces de détails et les fournisseurs de services destinés à des consommateurs. Voyez par exemple des enseignes comme le Pain Quotidien, Exki, Noukies, Ixina, etc.
Cependant, la franchise peut concerner également des activités destinées à des professionnels, comme par exemple une entreprise de formations en informatique pour entreprises diffusant ses méthodes pédagogiques auprès de franchisés sous une enseigne commune.
Par ailleurs, il n’est pas nécessaire de s’appeler McDonald’s pour se développer au travers de franchises. Même les petites entreprises peuvent développer ainsi leur réseau, l’important étant davantage la maturité du concept et les années d’expérience du franchiseur que la taille de celui-ci. C’est ainsi que des sandwicheries, des décorateurs, des fournisseurs de meubles spécifiques, etc. peuvent parfaitement développer un réseau de franchises.
Un permis à l’internationalisation
A partir du moment où le franchisé est établi à l’étranger, on se retrouve dans le cadre d’une franchise internationale. Chaque franchisé prend en charge la mise en place et le financement de son point de vente sous les directives du franchiseur. Celui-ci peut ainsi assurer sa croissance dans différents pays de façon rapide en limitant les risques et en évitant les lourds investissements généralement nécessaires s’il s’agissait d’un réseau de vente intégré. La franchise est donc particulièrement appréciée par les PME qui ne peuvent assurer le développement de points de vente en propre (comme par exemples au travers de filiales ou de succursales).
Le franchisé est le plus souvent originaire du pays de l’implantation de la franchise. Il apporte donc l’avantage de bien connaître son marché, notamment d’un point de vue culturel. Il pourra conseiller le franchiseur à adapter son concept au niveau de vie, aux habitudes, aux conventions sociales, aux goûts et aux perceptions du marché local.
Bien que moins courant que les autres modes de développement international, la franchise reste une option intéressante même pour les petites entreprises, surtout dans les secteurs de biens et de services ciblant les consommateurs.
Christine Destexhe, conseillère et formatrice en commerce international
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FAUT-IL D’OFFICE SIGNER UN ECRIT pour être engagé dans un contrat ?
Beaucoup s’imaginent que ce n’est qu’au moment où l’on a signé un contrat qu’on est définitivement engagé. Cette croyance est fausse. En réalité, un contrat est né dès que les parties se sont mises d'accord, peu importe le mode d'expression de cet accord : oralement, par échanges de courriers, par des comportements univoques, par exemple.
Comment prouver l’existence d’un contrat sans écrit ?
Sauf dans certains cas exceptionnels, il n'y a aucune exigence légale quant à la forme du contrat conclu entre commerçants. Tous les moyens de preuve peuvent être admis en justice : écrits, témoins, aveux, indices, présomptions, etc. Sont considérés comme écrits, les courriers (recommandés ou non), les rapports, les fax, les e-mails, les télex, les télégrammes, et pourquoi pas même les SMS. Ce principe est aussi valable pour les modifications ultérieures du contrat, pour sa résiliation, etc.
En cas de litige, le juge apprécie les preuves qui lui sont présentées, selon sa conviction personnelle.
En est-il ainsi dans le monde entier ?
Ce principe est reconnu dans la majorité des pays du monde, dont la Belgique.
Mais il existe des pays qui exigent un certain "formalisme " pour que les contrats commerciaux soient valides.
Par exemple, la Russie, l'Ukraine, la Biélorussie, la Lituanie, la Lettonie, l'Estonie, l'Argentine, le Chili ont établi qu'il fallait obligatoirement un écrit pour rendre valide les contrats, mais également les autres documents commerciaux tels que les offres, les acceptations, les amendements au contrat, etc.
D’autres pays admettent qu’un contrat puisse être conclu oralement, mais ne reconnaissent que l’écrit en cas de litige en justice. C’est le cas dans certains Etats anglosaxons.
Les règles sur l'établissement de la preuve dépendront des procédures judiciaires du pays du juge compétent.
Comment peut-on éviter d’être engagé en cas d’accord oral ?
Vous pouvez soumettre la conclusion de votre contrat à la rédaction d'un écrit.
Par exemple, dans une offre, un simple courrier ou une lettre d’intention, vous pourriez indiquer que "tous les documents échangés au cours des négociations ou toutes offres remises ne doivent, en aucun cas, être considérés comme des documents contractuels. Seul un écrit dûment signé par toutes les parties constituera le contrat liant celles-ci ».
Les contrats commerciaux peuvent être conclus par tous les moyens d’expression. Bien que l’écrit ne soit pas obligatoire, il est cependant conseillé de rédiger un document clair, précis et complet à faire signer par toutes les parties.
Ce conseil est d’autant plus important dans le commerce international, car la différence entre les cultures, les habitudes et les langues peuvent engendrer de nombreuses divergences dans la compréhension des engagements respectifs des parties.
Christine Destexhe, conseillère et formatrice en commerce extérieur
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Clause de force majeure dans les contrats commerciaux internationaux La force majeure fait référence à toute cause étrangère qui rende impossible l’exécution des obligations d’une des parties au contrat (incendie accidentel, inondation imprévue, guerre, insurrection, changement de législation, etc.). On retrouve souvent une clause de force majeure dans les conventions commerciales ou dans les conditions générales de vente ou d’achat. Mais à quoi sert-elle ? La clause de force majeure exonère la partie défaillante de sa responsabilité liée à l’inexécution de ses obligations. Elle lui évite, notamment, de devoir des dommages et intérêts à l’autre partie. En se référant à la Convention de Vienne 1980 et au Droit belge, la définition de la force majeure comporte plusieurs conditions qui doivent être remplies simultanément. L’événement de force majeure doit être :
- imprévisible au moment de la conclusion du contrat;
- indépendant de la volonté ou d’une faute de la partie défaillante;
- inévitable, incontrôlable : la partie défaillante ne peut empêcher l’événement de se réaliser;
- insurmontable : qui rend totalement impossible l’exécution du contrat.
Quelles en sont les conséquences ?
1) Soit les obligations des parties sont suspendues, si leur exécution est rendue temporairement impossible, soit le contrat est résolu si son exécution est devenue définitivement impossible; et
2) Aucun dommage et intérêt ne peut être exigé à la partie défaillante, si celle-ci a averti l’autre partie, dans un délai raisonnable, de l’existence et des effets de la force majeure.
La définition de la force majeure est interprétée de manière raisonnable mais souvent restrictive.
En effet, pourraient ne pas être considérés comme des évènements de force majeure les exemples suivants : le retard de livraison d’un sous-traitant de l’exportateur, une grève annoncée dans l’entreprise de celui-ci, des problèmes au niveau du transport des marchandises, une inondation dans une zone inondable, des travaux d’aménagement dans l’atelier de montage, la destruction fautive de l’outil de production, le vol de la marchandise par un travailleur de l’exportateur, etc.
Une porte de secours pour l'exportateur Cependant, les contrats commerciaux peuvent être librement aménagés par les parties et peuvent déroger à la définition légale. Ceci constitue une belle aubaine pour les exportateurs qui devraient en profiter pour élargir la définition à leur avantage et pour détailler les modalités de suspension des obligations ou de résolution du contrat. En effet, la clause de force majeure, adaptée par les parties, pourrait :
- inclure des causes supplémentaires qui ne répondent pas à toutes les conditions légales de la force majeure, notamment les exemples mentionnés ci-avant;
- en cas d’impossibilité définitive : prévoir les modalités de résolution du contrat, le délai d’avertissement à l’autre partie, un préavis éventuel, les moyens de preuve;
- en cas d’impossibilité temporaire: indiquer la période maximale de suspension des obligations (en jours, semaines ou mois) à l’échéance de laquelle le contrat est d’office résolu;
- mentionner les conséquences de la force majeure : exonération de la responsabilité de la partie défaillante, aucun dommage et intérêt dû, aucune pénalité contractuelle due, obligation de trouver des alternatives pour tenter d’exécuter le contrat, possibilité de renégocier le contrat, etc.
La clause de force majeure n’est pas aussi insignifiante qu’on pourrait l’imaginer. Elle constitue une porte de secours appréciable pour l’exportateur, permet à celui-ci de maintenir le contrat, et d’éviter notamment de devoir payer des dommages et intérêts à l’acheteur. Elle peut, en outre, être aménagée dans un sens favorable pour l’exportateur. Christine DESTEXHE, conseillère et formatrice en commerce extérieur
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Fidélisez vos clients étrangers Il est plus rentable de fidéliser des clients existants que d’en conquérir de nouveaux, c’est bien connu. Et ceci est d’autant plus vrai que la prospection à l’export coûte cher. Aussi, tout exportateur qui se respecte se doit de consacrer du temps à fidéliser ses clients. Voici quelques conseils pour y parvenir.
· Assurer un relationnel intense et régulier : «loin des yeux, loin du coeur» est aussi vrai en affaires. Les contacts face to face constituent, dans beaucoup de cultures, l’unique moyen de bâtir une relation longue durée, basée sur la confiance.
· Montrez au client qu’il est unique (certaines cultures ont en effet un ego très développé) et que le produit/service fourni a été adapté ou développé pour ses besoins personnels. Il se sentira redevable envers vous.
· Donnez à vos clients un sentiment de proximité, même s’ils sont établis de l’autre côté de la Terre. Téléphonez-leur régulièrement, «renvoyez la balle» dès qu’ils vous contactent pour leur démontrer que 5.000 km ne signifient pas «perte de temps», parlez leur langue, montrez-leur que vous connaissez bien leur pays et leur culture.
· La fidélisation passe, avant tout, par la satisfaction totale de vos clients. Cependant le lien n’est pas exclusif, ni systématique. Sans relâche, observez la concurrence et assurez un “plus” par rapport à celle-ci.
Par ailleurs, l’aveu de ses torts à un client insatisfait et le geste commercial peuvent aussi constituer un moyen de bâtir la confiance de celui-ci. Un client qui exprime son insatisfaction vous offre une chance unique de le reconquérir et de le fidéliser. Ne baissez pas les bras et acharnez-vous. · Suivez les besoins de vos clients en fonction de leur propre évolution. Mieux, anticipez ou suscitez la demande à venir et soyez en avance par rapport à la concurrence.
· Concentrez-vous exclusivement sur les clients rentables et dont les commandes risquent d’être récurrentes. Inutile de dépenser de l’énergie et de l’argent sur des marchés qui offrent peu de marges ou qui génèrent beaucoup de problèmes.
· Déterminez correctement les facteurs déclencheurs d’achat et utilisez-les de manière optimale pour susciter de nouveaux achats. Ces facteurs ne sont, en effet, pas toujours rationnels, ils peuvent également être émotionnels, liés à l’image de la Belgique ou à sa situation au coeur de l’Europe par exemple.
· La fidélisation est l’affaire de tous dans l’entreprise, de la réceptionniste jusqu’aux techniciens du SAV (Service Après Vente) qui doivent faire preuve de sens commercial, d’ouverture d’esprit et de compréhension vis-à-vis des interlocuteurs étrangers.
Acquérir un client est une chose, susciter des commandes récurrentes en est une autre. Pour fidéliser son client, il faut communiquer avec lui, se montrer disponible et le satisfaire tout en respectant sa culture et en parlant sa langue. La distance ne doit jamais constituer un frein à la fidélisation. Christine Destexhe, conseillère et formatrice en commerce international
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Exposants à un salon professionnel :optimisez votre présence Les salons professionnels constituent un des moyens les plus efficaces pour développer votre notoriété et attirer de nouveaux prospects. Il n’en reste pas moins qu’exposer coûte cher pour les entreprises exportatrices. Il est donc primordial de tout mettre en oeuvre pour que cette participation génère les meilleurs résultats possibles. Voici quelques conseils pratiques pour y parvenir. - N’exposez que dans les salons spécialisés dans votre secteur d’activités, et évitez les foires plurisectorielles qui drainent beaucoup de curieux mais peu de professionnels réellement intéressés.
- Inscrivez-vous longtemps à l’avance, pour avoir le choix de l’emplacement et pour bénéficier de prix d’inscription réduits. De même, réservez votre hôtel bien à l’avance, pour pouvoir être à proximité de la foire.
- Choisissez un emplacement stratégique, proche d’entreprises leaders et non concurrentes, qui attirent de nombreux visiteurs qui pourraient être également intéressés par vos produits exposés juste à côté. Evitez cependant les emplacements proches de vos concurrents directs, pour la discrétion des visiteurs. N’hésitez d’ailleurs pas à négocier votre emplacement avec les organisateurs du salon.
- Faites savoir, à l’avance, que vous exposez, par mailing ou e-mailing, à tous vos clients, prospects, partenaires, agents, distributeurs et visiteurs pré-inscrits. Fixez des rendez-vous avec eux.
- Expédiez votre matériel d’exposition à temps, afin de disposer d’une marge de manoeuvre pour résoudre les problèmes éventuels de douanes, dégâts ou vols durant le transport.
- Rendez votre stand attractif, lumineux, coloré, dynamique, confortable et accueillant.
- Vos messages (nom, activités, spécificités et atouts) doivent être clairs, courts et professionnels.
- Ayez un comportement avenant et accueillant dans le stand.
- Ne consacrez du temps qu’aux prospects sérieux et réellement intéressés. Ne laissez s’impatienter aucun visiteur en attente : n’hésitez d’ailleurs pas à interrompre une conversation en cours pour rapidement échanger vos cartes de visite et fixer un rendez-vous ultérieur. Enfin, démasquez les concurrents qui se font passer pour des prospects.
- Soyez suffisamment nombreux sur le stand pour l’accueil des visiteurs et les «rôles de garde».
- Prévoyez les questions à poser à vos prospects et préparez un support pour toutes vos notes.
- Insérez une publicité dans le catalogue de la foire, lu par la plupart des visiteurs et exposants. De plus, dans certaines foires, des valves destinées à placer ou prendre connaissance de propositions d’affaires (recherche d’agents ou de distributeurs, JV, acheteurs, etc.) sont mises à la disposition des participants et exposants. Profitez-en.
- Donnez-vous du temps pour visiter la foire : ciblez les nouveautés et les concurrents.
- Profitez de votre présence sur place pour organiser un meeting général, pour présenter, informer et former vos vendeurs, partenaires, agents et distributeurs.
- Organisez un debriefing général en fin de salon et décidez des initiatives à prendre pour le futur.
- Assurez un suivi immédiat et efficace des prospects, après la foire : mailing personnalisé, devis, offres techniques et visites.
Exposer dans un salon professionnel ne s’improvise pas. Tout doit être pensé, préparé, suivi, en ayant pour objectif ultime d’acquérir un maximum de nouveaux clients et de véhiculer une image de professionnalisme irréprochable et de proximité. Christine Destexhe, conseillère et formatrice en commerce international
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Fixer ses prix pour l’export
Par facilité ou par manque de maîtrise de ses coûts et du marché ciblé, beaucoup de PME se contentent d’offrir à leurs prospects étrangers des prix EXW qui sont soit identiques aux prix pratiqués en Belgique, soit augmentés d’un montant déterminé au hasard.
Or, la fixation optimale d’un prix à l’export est essentielle pour assurer une bonne rentabilité de l’entreprise, pour rendre les produits et services attractifs et pour en établir un positionnement adéquat sur le marché local. C’est la raison pour laquelle, tout exportateur doit tenir compte notamment des éléments suivants :
1) Des surcoûts et frais liés à l’export : Il est nécessaire de rajouter au prix de revient des coûts additionnels liés directement ou indirectement à l’export. Citons par exemple :
- Les coûts engendrés par la prospection commerciale : personnel dédié à l’export, voyages à l’étranger, participation à des salons locaux, échantillons, étude de marché ;
- Les coûts liés à l’adaptation des produits : traduction, adaptation des composants et des emballages, certifications et autorisations de mise sur le marché ;
- Le cas échéant, les coûts liés à l’expédition sur place (dépendant de l’Incoterm): emballage spécial, transport, assurances, droits de douanes, taxes et frais liés à l’export/import, documents liés à l’export, etc.
- Les frais financiers : couverture des risques de non paiement, risque de change ;
- Les coûts liés aux intermédiaires comme, par exemple, les commissions d’agents.
Notez que les coûts auront un impact d’autant moins important sur le prix que la demande sera élevée. Les économies d’échelle dépendront des quantités vendues. Étant donné qu’il est très difficile de déterminer à l’avance quelles seront celles-ci, les PME ont du mal à intégrer cet aspect de façon optimale dans la fixation de leurs prix.
2) Le réseau de distribution : Dépendant du canal choisi, il y a lieu de tenir compte de la marge raisonnable qu’un distributeur pourrait s’octroyer pour la revente des produits.
3) Des prix pratiqués par les concurrents locaux : Il est nécessaire que le prix reste concurrentiel sur le marché. Attention, il n’est pas le seul critère de choix. Le rapport qualité/prix, le prix de revient, le positionnement et la stratégie de l’entreprise sont des éléments qui restent importants.
4) Des prix acceptables pour les clients locaux : en fonction de leurs moyens et/ou en fonction de la valeur qu’ils attribuent à vos produits et services.
5) De la stratégie de l’entreprise : Les prix pratiqués vont influencer le taux et la rapidité de pénétration des produits ou des services dans le marché. Par exemple, telle entreprise va vouloir casser les prix durant la période de lancement (prix d’appel) pour mieux introduire son produit. Telle autre décidera de vendre à un prix élevé pour dégager une marge bénéficiaire importante sur des petites quantités et donner une image de produits haut de gamme (positionnement).
Les PME sont souvent amenées à devoir être créatives en termes de réduction des coûts et efficacité commerciale pour garder leurs prix compétitifs et attractifs sur les marchés étrangers.
Christine Destexhe, conseillère et formatrice en commerce extérieur
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Combien coûte l’arbitrage ?
En cas de litige dans le cadre du commerce international, certaines entreprises préfèrent prévoir, dans leurs contrats, le recours à l'arbitrage plutôt qu’aux cours et tribunaux nationaux. L’arbitrage est une procédure de règlement des litiges qui est privée et très appréciée pour sa rapidité, sa confidentialité et l’expertise des arbitres. Une des institutions les plus connues au niveau mondial est la Cour Internationale d’Arbitrage de la CCI (Chambre de Commerce Internationale). En Belgique, on se réfère souvent au CEPANI situé au sein de la FEB à Bruxelles.
Comment se calculent les frais d’arbitrage ?
Les honoraires et frais des arbitres sont forfaitaires et varient en fonction de l’importance du montant en jeu dans le litige. Ils sont calculés sur base d’un pourcentage dégressif selon les tranches de ce montant.
Pour la CCI, les honoraires et frais sont décrits sur les pages web suivantes :
- ADR (Alternative Dispute Resolution) : http://www.iccwbo.org/court/adr/id4306/index.html
- Arbitrage : http://www.iccwbo.org/court/arbitration/id4097/langtype1036/index.html
Pour le CEPANI, les sites suivants déterminent les frais selon la procédure :
- Médiation : http://www.cepani.be/FR/Default.aspx?PId=791
- Mini-trial : http://www.cepani.be/FR/Default.aspx?PId=798
- Arbitrage : http://www.cepani.be/FR/Default.aspx?PId=774
A titre de d’exemple, au sein du CEPANI, les honoraires pour une procédure d’arbitrage s’élèvent à minimum 625 EUR. Le pourcentage est de 10% pour la première tranche du montant du litige entre 0 et 12.500 EUR; ensuite, ce pourcentage décroit pour les tranches supérieures, jusqu’à seulement 0,012% pour la tranche au-delà de 50.000 EUR. Ces pourcentages sont moindres si les parties préfèrent se tourner vers la médiation ou le mini-trial.
Les parties ont la possibilité de déterminer dans leur convention le nombre d’arbitres auxquels elles désirent soumettre leur litige. En général, c’est soit un arbitre, soit trois arbitres. Les montants varient bien entendu en fonction du nombre d’arbitres choisis.
Dans la majorité des cas, c’est /ce sont le/les arbitres qui décide(ent) à laquelle des parties le paiement des honoraires et frais incombe ou dans quelle proportion ceux-ci sont partagés entre elles.
Quels sont les autres frais liés à l’arbitrage ?
Aux honoraires doivent s’ajouter les frais administratifs de l’institution d’arbitrage, les frais éventuels d’un ou plusieurs experts, les frais d’avocats ou conseillers impliqués dans la défense des parties et enfin les frais de déplacement et de séjour des représentants des parties si ceux-ci doivent intervenir dans les débats. Vous pouvez donc calculer aisément les honoraires et frais d’arbitrage accessibles sur Internet. N’oubliez pas d’y ajouter les autres frais non inclus.
Christine DESTEXHE - Conseillère et formatrice en commerce international
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Conditions générales à l’export : toujours applicables ?
Les conditions générales de vente regroupent l’ensemble des clauses standards qu’un vendeur tente d’imposer à tous ses clients. Il est cependant possible d’y déroger par des clauses particulières.
Elles décrivent les droits et obligations des parties et apparaissent souvent au dos des bons de commande, en petits caractères. Elles ont l’avantage de réduire le temps de négociation, tout en rendant le contrat aussi complet que possible.
Comment les imposer à vos clients étrangers Pour rendre les conditions « opposables », il faut être attentif à plusieurs points :
- Connaissance effective : Vos conditions générales de vente doivent être portées à la connaissance de l’acheteur, de manière effective et au plus tard au moment où il exprime son accord d’acheter même oralement.
Aussi, annexez vos conditions à toutes vos offres et à vos devis. Si vous ne transmettez vos conditions qu’après l’accord, avec votre facture ou votre confirmation de la commande par exemple, il est en général trop tard et très difficile de pouvoir les opposer à l’acheteur. - Accord : L’acheteur doit avoir marqué son accord sur vos conditions. Indiquez donc au recto de vos bons de commande ou contrats de vente que ceux-ci sont exclusivement soumis à vos conditions mentionnées au verso/en annexe du document. L’acheteur, en signant, aura marqué son accord expresse sur ces conditions, même si, dans les faits, il n’a même pas pris la peine de les lire.
L’accord peut même être tacite, mais devient plus difficile à prouver. Si, par exemple, votre client étranger indique dans le bon de commande que celui-ci ne sera soumis qu’à ses propres conditions générales d’achat et que le vendeur s’exécute sans contester ce bon de commande, on pourrait – dépendant des circonstances et du droit applicable - considérer qu’il a tacitement accepté les conditions de l’acheteur. - Lisibilité : Vos conditions doivent être lisibles. Or, elles sont souvent rédigées en petits caractères et en gris, ce qui en soi ne rend pas impossible leur lecture. Cependant, une fois envoyées par fax par exemple, elles deviennent souvent illisibles pour son destinataire.
- Compréhension: l’acheteur doit comprendre les termes des conditions. D’une part, celles-ci doivent être rédigées dans une langue qu’il connaît, mais pas nécessairement sa langue maternelle. D’autre part, elles ne devraient pas utiliser un vocabulaire compliqué et totalement inaccessible pour lui.
Pour simplifier les choses, si les commandes de votre acheteur sont régulières, faites-lui signer, au début de vos relations, vos conditions qui indiqueront expressément qu’elles porteront – de manière exclusive - sur toutes les commandes à venir, sauf modifications ultérieures écrites par les parties.
Faut-il adapter vos conditions à l’export En général, l’export rend la vente plus complexe. Il faut notamment penser aux modalités de paiement international, aux garanties bancaires, aux formalités douanières, aux moyens de transport, à l’adaptation de votre marchandise aux réglementations impératives locales, etc.
L’idéal serait d’intégrer tous ces éléments dans vos conditions générales export.
Par ailleurs, vos conditions doivent être rédigées dans une langue bien comprise par votre acheteur étranger. L’anglais est, par exemple, très souvent utilisé si cette langue est connue par vos clients.
Les conditions générales de vente – nationales ou à l’export - répondent aux mêmes conditions d’opposabilité. Cependant, celles destinées à l’export doivent souvent être plus complètes et rédigées dans une langue comprise par toutes les parties.
Christine DESTEXHE, conseillère et formatrice en commerce extérieur
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Clause d’indexation dans les contrats internationaux
Dans certains contrats dont l’exécution s’étend sur une période relativement longue, les parties – en général, c’est le souhait du fournisseur – peuvent prévoir une clause d'indexation ou une clause de révision du prix qui permet de faire varier le prix en fonction de circonstances extérieures telles que l’inflation, la variation de la monnaie, l’augmentation du prix des matières premières, etc…
Quels indices ?
Beaucoup s’imaginent qu’il n’existe qu’un seul indice dit « officiel ». Or, la liberté contractuelle implique que les parties peuvent prévoir n’importe quelle modalité ou formule de variation du prix, même totalement inédite. En voici quelques exemples :
Les parties peuvent faire référence :
- Soit à un indice qui existe officiellement dans un pays déterminé. Par exemple, l’indice des prix à la consommation ou l’indice des prix à la production.
- Soit à un indice établi par une fédération professionnelle particulière. Par exemple, l’indice des salaires chez Agoria (Fédération des industries métallurgiques et des entreprises technologiques) ou l’indice des prix de l’électricité chez Fedichem (Fédération des industries chimiques et des industries verrières).
- Soit à une formule qui permet de compenser les fluctuations des cours de change. Par exemple, imaginons le prix d’une marchandise fixé en EUR, mais devant être facturé dans une monnaie étrangère. Une clause d’indexation pourrait prévoir une modification du montant facturé en fonction de la variation du taux de change au jour de la facturation par rapport au taux existant au jour de la conclusion du contrat.
- Soit à une formule que les parties élaborent elles-mêmes, par exemple, pour compenser les variations du prix de matières premières bien précises utilisées dans la fabrication de la marchandise ou pour compenser les coûts de formalités ou de taxes non prévus lors de la conclusion du contrat.
Les modalités doivent être claires
Les modalités de révision doivent être précises et contrôlables. Ces modalités comprennent notamment des bases de calcul quantifiables et une formule arithmétique qui détermine dans quelle proportion le prix est modifié. Par exemple, se limiter à dire qu’un prix est indexé « en fonction de la conjoncture économique » serait une clause trop floue et ambiguë pour pouvoir s’appliquer.
Part ailleurs, comme fournisseur, prévoyez une clause qui permet de majorer le prix et non pas de le diminuer.
Avant de conclure, contrôlez si la clause de révision est correctement exprimée. Simulez, par exemple, une situation où l’indice a augmenté pour calculer ce que cela impliquerait comme augmentation du prix.
Dans le cas où l’exportateur craint une variation du cours de change ou désire compenser l’inflation ou la variation de certains coûts ayant un impact sur le prix, il est recommandé de prévoir une clause d’indexation claire et précise. Cependant, armez-vous d’arguments car les acheteurs ne les apprécient guère.
Christine DESTEXHE - conseillère et formatrice en commerce extérieur
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